Project Management

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Im "Project Management" werden alle Vorhaben angelegt und verwaltet.

Stammdaten[edit]

Im Bereich "Stammdaten" können neue Projekte angelegt oder die Stammdaten von bestehenden Projekten angepasst werden.

Bei der initialen Anlage eines Projekts müssen die folgenden Pflichtfelder zwingend erfasst werden:

  • Name: Hierbei handelt es sich um die Kurzbezeichnung des Projekts.
  • Hierarchie-Typ: Über das Attribut kann festgelegt werden, ob es sich bei dem Vorhaben um ein Projekt, Portfolio oder Programm handelt.
  • Beginn: Zeigt das geplante Beginn-Datum des Vorhabens.
  • Ende: Zeigt das geplante Ende-Datum des Vorhabens.

Zusätzlich können die Stammdaten um die folgenden Felder ergänzt werden:

  • Beschreibung: Es kann eine Kurzbeschreibung zum Vorhaben erfasst werden. Diese kann z.B. in bestimmten Reports angezeigt werden.
  • Ausführliche Beschreibung: Hier besteht die Möglichkeit eine Langbezeichnung zum Vorhaben zu erfassen, in der die z.B. Projektziele, Abhängigkeiten und Risiken genau beschrieben werden.
  • Übergeordnete Organisationseinheit: Optional kann hier ein übergeordnetes Vorhaben ausgewählt werden, d.h. gehört das angelegt Projekt zu einem bestimmten Programm, so kann diese Verbindung über die Dropdown-Box angelegt werden. Zur Auswahl stehen alle angelegten Vorhaben.
  • Planungs-Phase: Über die Dropdown-Box "Planungs-Phase" kann die Phase festgelegt werden, in der sich das Vorhaben befindet. Die auswählbaren Werte werden zentral im Customizing gepflegt.
  • Planungs-Kategorie: Über das Attribut können die Vorhaben in Kategorien eingeteilt werden. Die auswählbaren Werte werden zentral im Customizing gepflegt.
  • Projektstatus: Das Attribut zeigt den aktuellen Status des Vorhabens. Die auswählbaren Werte werden zentral im Customizing gepflegt.
  • Portfolio-Status: Über den Portfolio-Status wird festgelegt, ob das Vorhaben bei der Berechnung des Portfolios berücksichtigt wird.
  • Reporting-Status:
  • Planungs-Status: Das Attribut wird indirekt über die Funktion "Planfreigabe" gesetzt.

Status-Dashboard[edit]

Im Bereich "Status-Dashboard" erhält man einen Überblick zum aktuellen Status des Projekts. Neben automatisch berechneten Statusinformationen vom System besteht die Möglichkeit, den Status manuell in Form einer Ampel zu erfassen. Zu jedem manuell gesetzten Status kann ein Erläuterung eingegeben werden. Für die folgenden Bereiche wird folglich ein berechneter und ein manuell gesetzter Status angezeigt:

  • Gesamtstatus
  • Terminstatus
  • Aufwandsstatus
  • Kostenstatus
  • Qualitätsstaus
  • Risikostatus

Die automatisch berechneten Ampeln sind in der aktuellen Version noch nicht ausprogrammiert. Die Umsetzung erfolgt kundenspezifisch.

Kosten Controlling[edit]

Kosten Controlling Im Bereich "Kosten-Controlling" hat der Anwender die Möglichkeit, die Kosten einer Planversion mit verschiedenen Prognoseversionen zu vergleichen. Analog zur "Plankostenbearbeitung" können die Kosten über Filter entsprechend eingeschränkt werden:

  • Investions-Typ: Hier kann eine Einschränkung auf den Investitions-Typ erfolgen. Zur Auswahl stehen: Alle, Herstellung, Betrieb oder Nutzen.
  • Kostenart: Hier kann auf eine bestimmte Kostenart gefiltert oder alle verfügbaren Kostenarten angezeigt werden. Die Kostenarten werden zentral im Customizing gepflegt.
  • Kostenstelle: Hier kann auf eine bestimmte Kostenstelle gefiltert oder alle verfügbaren Kostenstellen angezeigt werden. Die Kostenstellen werden zentral im Customizing gepflegt.
  • Granularität: Hier kann entschieden werden, ob die Kosten nach Monaten oder Jahren gegliedert angezeigt werden.
  • Ansicht: Die Kosten können entweder als Tabelle oder Liniendiagramm angezeigt werden.
  • Abweichung: Über das Attribut kann festgelegt werden, ob die Abweichung als Betrag oder in Prozent angezeigt werden.
  • Planversion: Hier kann die freigegebene Planversion gewählt werden.
  • Prognose: Hier wird die Prognose-Version gewählt, gegen welche die Planversion verglichen wird.
  • Von (Monat): Legt den Zeitraum fest.
  • Von (Jahr): Legt den Zeitraum fest.
  • Bis (Monat): Legt den Zeitraum fest.
  • Bis (Jahr): Legt den Zeitraum fest.
  • Einheit: Stellt die Einheit dar, in der die Kosten angezeigt werden.

In der tabellarischen Ansicht werden an der senkrechten Achse die Kosten nach Kostenart und Kostenstelle aufgegliedert. An der horizontalen Achse erfolgt die zeitliche Glieder nach Monaten oder Jahren. Für jeden Kosteneintrag wird der entsprechende Betrag aus der Planversion und der Prognose gegenübergestellt. Zusätzlich wird die Abweichung als Betrag oder in Prozent angezeigt.

Istkostenbearbeitung[edit]

Im Bereich "Istkostenbearbeitung" können manuell Ist-Kosten erfasst werden. Die Gliederung der Ist-Kosten erfolgt analog zu den Plankosten (vgl. hier). Zusätzlich können die folgenden Attribute/Filter gesetzt werden:

  • Planungs-Typ: Hier können folgende Werte gewählt werden "Releaseplanung, Ausführungsplanung, Betriebsplanung, Nutzenplanung".


Die erfassten Ist-Kosten werden nach dem Speichern entsprechend in der Übersichtstabelle angezeigt. Sie können jederzeit bearbeitet und aktualisiert werden.

Plankostenbearbeitung[edit]

Plankosten anlegen

Im Bereich "Plankostenbearbeitung" können die Plankosten für ein Vorhaben erfasst werden. Für jeden Kosteneintrag müssen die folgenden Attribute festgelegt werden:

  • Investitions-Typ: Für jeden Kosteneintrag kann festgelegt werden, ob es sich um Kosten aus "Herstellung, Betrieb oder Nutzen" handelt. Die auswählbaren Werte werden zentral im Customizing gepflegt.
  • Kostenart: Über die Kostenart können die Kosteneinträge weiter untergliedert werden z.B. in Dienstleistung extern oder Hardware. Die auswählbaren Werte werden zentral im Customizing gepflegt.
  • Kostenstelle: Zu jedem Kosteneintrag muss die Kostenstelle bestimmt werden. Die auswählbaren Werte werden zentral im Customizing gepflegt.
  • Jahr: Hier wird festgelegt, für welches Jahr Kosten erfasst werden.
  • Name: Jeder Kosteneintrag kann mit einem spezifischen Namen versehen werden, um z.B. die Herkunft der Kosten ersichtlich zu machen.
  • Kosten pro Monat: Wurden für Kosten die oben aufgeführten Attribute festgelegt, können für jeden Monat des ausgewählten Jahres Plankosten erfasst werden. Alle Kosteneinträge, die auf diese Art und Weise eingegeben werden, erhalten im Feld "Belegherkunft" den Wert "Manuell".

Plankostenfilter setzen Nachdem Plankosten erfasst wurden können diese in der Übersichtstabelle der Seite "Plankostenbearbeitung" angezeigt werden. Hierfür müssen jedoch die entsprechenden Filter im Kopf der Tabelle entsprechend gesetzt werden. Diese entsprechen den Attributen eines Kosteneintrags.

Nach ihrer Erfassung können Plankosteneinträge bearbeitet bzw. um Kosteneinträge ergänzt werden.

Projektressourcen[edit]

Projektressource bearbeiten Im Bereich "Projektressourcen" können alle verfügbaren User dem Projekt zugewiesen werden, in dessen Kontext man sich befindet. Es stehen alle User zur Auswahl, die vorher im Modul "Ressourcen Management" hinzugefügt wurden. Bei der Projektzuordnung müssen folgende Attribute festgelegt werden:

  • Berechtigungs-Rolle: Per Dropdown-Box kann hier jeder Projektressource eine der im Customizing definierten Rollen/Berechtigungen zugewiesen werden.
  • Verfügbarkeit (%): Die Verfügbarkeit gibt an, zu viel % ein Mitarbeiter einem Projekt zugeordnet ist und entsprechend Stunden pro Woche leistet. Bei einer Verfügbarkeit von 100% wird mit einer Wochenarbeitszeit von 40h kalkuliert. Teilzeitkräfte haben einen entsprechend niedrigeren Wert.
  • Von: Gibt an, ab welchem Tag der Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet ist.
  • Bis: Gibt an, bis zu welchem Tag der Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet ist. Für eine unbefristet Zuordnung muss der Wert "unbefristet" gewählt werden. Wird eine "befristete" Zuordnung angelegt, so muss zwingend das Bis-Datum erfasst werden.

Nachdem ein Ressource dem Projekt zugeordnet wurde, wird sie in der Übersichtstabelle entsprechend angezeigt. Die Zuordnung kann jederzeit bearbeitet oder gelöscht werden.

Projektteams[edit]

Projektteam anlegen Für jedes Projekt können spezifische Teams angelegt werden, um z.B. die Projektorganisation abzubilden. Im ersten Schritt wird das Team mit den erforderlichen Attributen angelegt:

  • Projekt: Hier wird read-only das Projekt angezeigt, in dessen Kontext man sich befindet.
  • Name: Gibt den spezifischen Namen des Teams wieder.
  • Beschreibung: Hier wird Das Team genauer spezifiziert und z.B. Aufgaben beschrieben.
  • Kostenstelle: Jedes Team wird einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet.

Teammitglieder Im zweiten Schritt können dem Team 1 bis n Projectressourcen zugeordnet werden. Dabei stehen nur die Mitarbeiter zur Auswahl, die vorher dem Projekt zugeordnet wurden. Bei der Ressourcenzuordnung werden die folgenden Attribute erfasst:

  • Projektteam: Zeigt read-only das ausgewählte Projektteam an.
  • Mitarbeiter: Hier können nur die Mitarbeiter ausgewählt werden, die dem Projekt zugeordnet sind.
  • Von: Von-Datum ab wann die Zuordnung eines Mitarbeiters zum Team erfolgt.
  • Bis: Bis-Datum gibt an, wann die Zuordnung eines Mitarbeiters zum Team endet.
  • Verfügbarkeit (%): Gibt an, zu wie vielen Prozent ein Mitarbeiter in einem Team beschäftigt ist.

Die zugeordneten Mitarbeiter werden nach dem Speichern in einer Übersichtstabelle angezeigt.

Mitarbeiter können verschiedenen Teams zugeordnet werden. Dabei muss die Verfügbarkeit entsprechend angepasst werden. Die Summe der Verfügbarkeit aller Teamzuordnungen sollte 100% betragen. Die Zuordnung kann jeder Zeit bearbeitet oder entfernt werden.

Releaseplanung[edit]

Beispiel: Releaseplanung nach dem Release-Modell mit Sprints In der Releaseplanung kann für jeden Investitions-Typ (Herstellung, Betrieb, Nutzen) eine dedizierte Planung angelegt werden. Die Releaseplanung dient dazu, für das Projekt eine grobe Planung der Aufwände anzulegen. Dazu kann eine beliebige hierarchische Struktur aus Zweigen und Tasks angelegt werden. Über die Zweige wird die Struktur festgelegt. Auf der untersten Ebene der Releaseplanung befinden sich die Tasks.
Jedem Task kann eine Task-Ressource/Generische Ressource zugewiesen werden. Diese beschreiben einen kalkulatorischen/virtuellen Mitarbeiter, der mit einem bestimmten Skillprofil bzw. Skilllevel und Kostensatz versehen ist. Aus den geplanten Aufwänden und kalkulatorischen Kosten können die Plankosten für ein Projekt errechnet werden.
In der Kopfzeile bietet die Releaseplanung verschiedene Optionen, um die Anzeige entsprechend anzupassen. Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

  • Investitions-Typ: Hier kann zwischen den verschiedenen Planung je Investitions-Typ umgeschaltet werden.
  • Ansicht: Die Release-Planung kann in verschiedenen Ansichten z.B. Gantt-Diagramm oder Baum-Diagramm angezeigt werden, um bestimmte Information zu visualisieren. Die Anlage und Bearbeitung der Release-Planung erfolgt in der "Tabellen"-Ansicht.
  • Einheit: Über die Dropdown-Box "Einheit" kann die Einheit bestimmt werden, mit der die erfassten Aufwände in der Releaseplanung angezeigt werden.

Über das Mülleimer-Icon können gespeicherte Vorgänge (Zweige, Tasks) gelöscht werden.

Zweig anlegen/bearbeiten[edit]

Für jeden Zweig-Vorgang wird nur eine Bezeichnung erfasst. Die Bezeichnung kann jederzeit geändert werden.

Task anlegen/bearbeiten[edit]

Anlage Task Jeder Tasks kann mit den folgenden Attributen angereichert:

  • Projekt: Hier wird read-only das Projekt angezeigt, in dessen Kontext man sich befindet.
  • Name: Jeder Task erhält eine entsprechende Bezeichnung.
  • Beginn: Hierbei handelt es sich um das Beginn-Datum des Tasks. Das Datum wird an die übergeordneten Vorgänge (Zweige) vererbt, d.h. die gesamte Releaseplanung erhält als Beginn-Datum das kleinste Beginn-Datum, dass in einem Task erfasst wurde.
  • Menge: Hier wird der Aufwand erfasst, der für den Task geplant wird. Die erfasste Menge wird automatisch an die übergeordneten Vorgänge weitergegeben und aufsummiert.
  • Einheit: Stellt die Einheit dar, in welcher der Aufwand im Feld "Menge" erfasst wird.
  • Ende: Hierbei handelt es sich um das End-Datum des Tasks. Das Datum wird an die übergeordneten Vorgänge (Zweige) vererbt, d.h. die gesamte Releaseplanung erhält als End-Datum das größte End-Datum, dass in einem Task erfasst wurde.
  • Fortschritt (%): Bei der initialen Anlage eines Tasks wird der Fortschritt mit 0% read-only angezeigt.
  • Release: Jeder Task kann einem Release zugeordnet werden, um später entsprechend filtern zu können. Der ausgewählte Wert wird in der Übersichtstabelle "Releaseplanung" angezeigt. Die Auswahl der Release wird zentral im Customizing gepflegt.
  • Priorität: Jeder Task kann mit einer bestimmten Priorität versehen werden, um später entsprechend filtern zu können. Der ausgewählte Wert wird in der Übersichtstabelle "Releaseplanung" angezeigt. Die Auswahl der Prioritäten wird zentral im Customizing gepflegt.
  • Objektart: Jeder Task kann einer bestimmten Objektart zugeordnet werden, um später die Tasks entsprechen filtern zu können. Der ausgewählte Wert wird in der Übersichtstabelle "Releaseplanung" angezeigt. Die Auswahl der Objektarten wird zentral im Customizing gepflegt.

Im Bearbeitungs-Modus werden für jeden Task die zuvor gespeicherten Attribute angezeigt. Diese können über das Stift-Symbol geändert werden.

Assignment anlegen/bearbeiten[edit]

Task-Ressource anlegen Jedem Task können 1-n Task-Ressourcen bzw. generische Ressourcen zugeordnet werden. Die auswählbaren generischen Ressourcen werden zentral im Customizing gepflegt. Zusätzlich wird für jede Task-Ressource der geplante Aufwand über die Felder "Menge" und "Einheit" erfasst. Nach erfolgreiche Zuordnung werden die Task-Ressourcen in einer Übersichtstabelle angezeigt.

Die Zuordnung der Task-Ressourcen kann bearbeitet werden.

Rückmeldung anlegen[edit]

Im Bereich "Releasemanagement" steht für Tasks die Funktion "Rückmeldungen" zur Verfügung. Über Sie kann der Fortschritt/Fertigstellungsgrad in % für einen Task hinterlegt werden.Dies ist eine Einschätzung der Projektleitung, sie sagt erst einmal nichts über den Ressourcenverbrauch aus. Der gespeicherte Fertigstellungsgrad wird in der Übersichtstabelle der Releaseplanung angezeigt und an die übergeordneten Vorgänge vererbt. In den Zweig-Knoten wird automatisch der Fortschritt für den Gesamtfertigstellungsgrad des Zweigs berechnet.

Vorgänge/Tasks, die einen Fortschritt > 0% haben, können nicht mehr gelöscht werden.

Ausführungsplanung[edit]

Nachdem das Projekt genehmigt wurde, wird über die Ausführungsplanung die Feinplanung des Projekts vorgenommen. Auch diese besteht aus einer hierarchischen Struktur analog zu Releaseplanung. Zusätzlich können die Tasks auf der untersten Ebene mit den Releaseplantask verknüpft werden. Beispiel: In der Releaseplanung wird ein Sprint mit einem bestimmten Zeitraum und Aufwand geplant. In der Ausführungsplanung erfolgt dann die Ausgestaltung des Sprints mit den entsprechenden konkreten Anforderungen (Arbeitspaketen).
Im Gegensatz zur Releaseplanung werden die Tasks in der Aufwandsplanung nicht mit generischen Ressourcen verknüpft, sondern mit den realen Mitarbeitern, die dem Projekt zugeordnet sind.

Alle weiteren Funktion sind analog zur Releaseplanung (vergleiche hier).

Zweig anlegen/bearbeiten[edit]

Analog zur Releaseplanung (hier).

Task anlegen/bearbeiten[edit]

Analog zur Releaseplanung (hier).
Zusätzlich kann für jeden Task in der "Ausführungsplanung" über eine Dropdown-Box ein "Releaseplantask" zugeordnet werden.

Assignment anlegen/bearbeiten[edit]

Jedem Task in der Ausführungsplanung können reale Mitarbeiter zugeordnet werden. Die Mitarbeiter müssen jedoch vorher dem Projekt zugeordnet sein und eine aktuell gültige Zuordnung haben, d.h. das Beginn-Datum der Projektzuordnung muss in der Vergangenheit und das Bis-Datum darf noch nicht erreicht sein. Analog zur Releaseplanung kann für die Mitarbeiter der Aufwand über die Felder "Menge, Einheit" festgelegt werden. Wurde eine Zuordnung gespeichert, so wird er Mitarbeiter in der Übersichtstabelle inklusive möglicher Teamzuordnungen angezeigt.
Die Zuordnung kann jederzeit bearbeitet werden.

Rückmeldung anlegen[edit]

Analog zur Releaseplanung kann für jeden Task der Fortschritt eingegeben werden (hier). Beispiel: Übersicht Rückmeldungen Zusätzlich können für alle Mitarbeiter, die dem Task zugeordnet sind, Rückmeldungen über die geleisteten Stunden erfasst werden. Nach dem Speichern werden die Rückmeldungen entsprechend für jeden Mitarbeiter in einer Tabelle angezeigt. Die Tabelle zeigt die folgenden Informationen:

  • Mitarbeiter
  • Menge
  • Einheit
  • Bestätigt von

In der Releaseplanung haben Rückmeldungen die folgenden Attribute: Beispiel: Anlage Rückmeldung

  • Projekt: Hier wird read-only das Projekt angezeigt, in dessen Kontext man sich befindet.
  • Name: Zeigt read-only den ausgewählten Task an, auf den man eine Rückmeldung erstellen möchte.
  • Menge: Gibt die Menge der geleisteten Arbeit an.
  • Einheit: Hier wird die Einheit festgelegt, in der die geleistet Arbeit zurückgemeldet wird.
  • Ausführungsdatum: Hier muss das Datum eingegeben werden, an dem die Arbeit geleistet wurde.
  • Beschreibung: Zu jeder Rückmeldung kann eine spezifische Beschreibung eingegeben werden, welche die geleistete Arbeit genauer beschreibt.
  • Mitarbeiter: Per Dropdown-Box kann der Mitarbeiter ausgewählt werden, für den die Rückmeldung erstellt wird. Zur Auswahl stehen nur die Mitarbeiter, die dem Task zugeordnet sind.

Projektfunktionen[edit]

Über die angebotenen Funktionen können Planungsstände des Projekts erzeugt und gesichert werden.
Eine Projektfreigabe gibt es möglicherweise mehrfach sofern das Projekt nicht genehmigt wurde. Im Normalfall erfolgt die Projektfreigabe einmal und dann die Projektgenehmigung, danach können nur noch Projekt-Beendigungen folgen. Mit der Projektfreigabe ist automatisch eine Planfreigabe verbunden. Mit der Planfreigabe werden alle Plandaten zu dem Projekt gesichert und stehen für spätere Auswertungen zur Verfügung aber nur unter der Voraussetzung, das die Planung auch genehmigt wird. Mit der Genehmigung des Projektes werden auch die freigegebenen Pläne genehmigt. Im Laufe des Projektes kann es dann beliebig viele neue genehmigte Planzustände geben. Ein freigegebenen Plan gibt es immer nur maximal einen. Prozessual betrachtet dürfen Planänderungen nur durch den LA genehmigt werden (das operatives Doing wird dann aus einer Zentraleinheit erfolgen). Gilt auch für die Projektgenehmigung. Die Freigabe kann der PL durchführen oder das PMO.

Planfreigabe[edit]

Über die Funktion "Planfreigabe" kann die aktuelle Planung freigegeben werden, wenn diese vom Projektteam finalisiert wurde. Dazu wird der aktuelle Stand gesichert, um ihn später z.B. für Auswertungen erneut aufrufen zu können. Wird die Funktion ausgeführt, wird in den Stammdaten das Feld "Planungs-Status" auf "freigegeben" gesetzt.

Eine erneute Planfreigabe kann für ein Projekt erst dann erfolgen, wenn der vorherige Plan entweder genehmigt oder abgelehnt wurde.

Plan genehmigen[edit]

Über die Funktion "Plan genehmigen" kann für ein Projekt die freigegebene Planung genehmigt, zurückgewiesen oder abgelehnt werden. Der ausgewählte Status wird entsprechend im Feld "Planungs-Status" (Stammdaten) angezeigt. Die auswählbaren Status werden zentral im Customizing gepflegt.
Aus fachlicher Sicht wird die Planfreigabe und -Genehmigung von unterschiedlichen Personen ausgeführt (Beispiel: Freigabe durch das PMO, die Genehmigung durch die Projektleitung).

Projektfreigabe[edit]

Nachdem die Planung eines Projekt freigegeben und genehmigt wurde, kann die Projektgenehmigung angestoßen werden. Dazu wird im ersten Schritt die Projektfreigabe durchgeführt. Anschließend folgt die Genehmigung. Die Freigabe erfolgt dabei in der Regel durch die Projektleitung und die Genehmigung durch eine zentrale Stelle, z.B. das Multi- oder Zentrale Projektmanagement.

Projekt genehmigen[edit]

Über die Funktion "Projekt genehmigen" kann ein freigegebenes Projekt genehmigt werden. Der bei der Projektgenehmigung ausgewählte Status wird anschließend in dem Projektstammdaten im Feld "Projektstatus" angezeigt. Die auswählbaren Werte werden zentral im Customizing gepflegt. Ein einmal genehmigtes Projekt kann nur noch in einen Endzustand gesetzt werden.

Prognose[edit]

Die Prognose umfasst die bisher aufgelaufenen Ist-Kosten sowie die Plankosten bis Projektende. Wird die Prognose gesetzt, werden die aktuellen Daten des Projekts (Plan- und Ist-Kosten, Stammdaten etc.) in einem Planungsstand / einer Version gespeichert, welche später jederzeit aufrufbar ist. Der Status erhält die Bezeichnung "Prognose vom tt.mm.jjjj hh:mm:ss". Die Funktion kann jederzeit erneut aufgerufen werden. Eine neue Prognose wird unter anderem dafür benötigt, um im Bereich "Kosten Controlling" verschiedenen Planungsstände vergleichen zu können.