PPM MFP

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Genehmigte Projektanträge[edit]

Mit der Einreichung der Idee als Projektantrag bei dem Portfoliomanagement startet der Entscheidungsprozess.

Einreichung der Idee beim Projektportfoliomanagement[edit]

Der Projektantrag inklusive der beigefügten Dokumente wird durch das Portfoliomanagement formal und inhaltlich geprüft.

Sind die Mindestanforderungen nicht erfüllt, so geht der Projektantrag zurück an den Einbringer der Idee. Die Anforderungen an den Projektantrag sind bei der Beschreibung des Projektantrags zu beschreiben.

Bewertung durch das Projektportfoliomanagement[edit]

Die Bewertung durch das Portfoliomanagement erfolgt nach festgelegten Bewertungskriterien, die unternehmensspezifisch auszuprägen sind. Hierfür wurde eine Definition und Struktur von Merkmalen zur Bewertung von Initiativen und ein dazugehöriges Formular erstellt. Gesetzliche Anforderungen haben immer höchste Priorität. Darüber hinaus hat die Hausleitung zusätzlich immer die Möglichkeit, eine zusätzliche Bewertung abzugeben.

Ergebnis der Bewertung sind zwei Punktwerte, einer des Portfoliomanagements, einer des Unternehmens-Management (bei Abweichungen). Diese führen dann zu einem Ranking des Vorhabens.

Zusätzlich muss das Portfoliomanagement prüfen, ob zumindest für die folgende Projektevaluationsphase Gelder vorhanden sind und ein erster Ausblick, sollte daraus ein Projekt entstehen, ob dies finanzierbar wäre auf Basis der aktuellen Unternehmensplanung.

Vorlage zur Entscheidung über Start der Projektevaluationsphase[edit]

Das Entscheidungsgremium „Projektantrag“ muss der Bedeutung des Vorhabens angemessen sein.

Die Bedeutung ergibt sich aus der Bewertung, die wiederum die Projektklasse bestimmt. Teilnehmer sind der Portfoliomanager, der Themeneinbringer und je nach Bewertung die Geschäftsführung oder der verantwortliche Abteilungsleiter.

Das Entscheidungsgremium sollte zumindest einmal im Monat tagen, darüber hinaus sollten Sondersitzungen bei zeitkritischen Vorhaben möglich sein.

Genehmigung Projekte[edit]

Ziel der Projektevaluationsphase ist eine Genehmigung des Projektes.

Um die Genehmigung zu erhalten sind die folgenden Dokumente zu erstellen und dem Entscheidungsgremium vorzulegen. • Projektauftrag • Geschäftsprozessmodell • fachliches Komponentenmodell • technisches Komponentenmodell • Releaseplanung • Aufwandsplanung • Kostenplanung • Wirtschaftlichkeitsberechnung • Risikomatrix

Ganz wesentlich bei der Erarbeitung dieser Ergebnisse ist es, nicht zu detailliert zu werden, keine Pseudo Planungsgenauigkeit erreichen zu wollen, definitiv kein de-tailliertes Fach- oder technisches Konzept zu erstellen oder auch das komplette Prozessmodell, sondern nur so weit zu gehen, wie es notwendig ist, mit einer akzeptablen Unsicherheit (Risikoabschätzung) eine stabile und gleichzeitig flexible Planung vorlegen zu können.

Bis auf den Projektauftrag, der im folgenden Kapitel kurz beschrieben wird, sind die übrigen Dokumente in dem Kapitel Projektevaluationsphase beschrieben.

Für die Vorstellung im Entscheidungsgremium sollte ein Powerpoint Vortrag erstellt werden, in dem das Projektziel und seinen Kennzahlen vorgestellt werden. Ein Basisfoliensatz wäre hilfreich.

Die Dokumente sind rechtzeitig vor der Präsentation an alle Entscheider aus dem Gremium per Email zu versenden. Möglicherweise ist es sinnvoll im Vorfeld bestimmte Zustimmung vorab einzuholen, z.B. Haushälter, Personalrat, Datenschützer, IT Sibe soweit notwendig.

Alle Dokumente bilden die Grundlage für die Projektakte.

Projektauftrag[edit]

Der Projektauftrag hat eine ähnliche Struktur wie der Projektantrag, ist jedoch detaillierter und stellt eine Zusammenfassung der oben bereits beschriebenen Dokumente dar. Hinzu kommen Vereinbarungen zwischen der zukünftigen Projektleitung und dem Bedarfsträger und Auftraggeber für das Projekt oder auch individuelle Auflagen. Das Dokument im Anhang ist insofern nur ein Basisdokument.

Wirtschaftlichkeitsberechnung[edit]

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe) wird in der Projektevaluierungsphase unter der Leitung des Projektportfoliomanagements zusammen mit den Kunden und dem Projektleiter sowie bei Bedarf weiteren erforderlichen Experten erstellt.

Während des Projektverlaufs muss die Wirtschaftlichkeitsberechnung (WiBe) aktualisiert werden:

Nennenswerte Veränderungen im Projektverlauf, bei denen eine erneute Genehmigung durch den Lenkungsausschuss oder das Entscheidungsgremium notwendig ist (was nennenswert ist sollte je Projektkategorie/ABC Klassifizierung) festgelegt werden.